Welke kosten zijn zakelijk aftrekbaar?

Het is niet altijd duidelijk voor zzp’ers welke bedrijfskosten precies wel of niet aftrekbaar zijn van de omzet en hoe het zit met de aftrekbaarheid van btw. Zo zijn niet altijd alle kosten volledig aftrekbaar en kun je niet altijd de btw aftrekken. Ook moet je het verschil maken tussen ‘normale’ kosten die je maakt voor je bedrijf en ‘echte’ investeringen. In dit artikel zetten we alles waar je op moet letten op een rijtje.

Wel of niet zakelijk?

In principe mag je alle kosten die je voor je bedrijf maakt, zakelijk opvoeren. Nu is er natuurlijk wel altijd een grijs gebied. Zolang het te motiveren is voor de Belastingdienst, is het in orde. Dit zegt de Belastingdienst zelf:

Bij de beoordeling van de vraag of kosten aftrekbaar zijn, letten wij op het motief waarmee u kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat u de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, accepteren wij de kosten als aftrekpost.

U bent als ondernemer vrij om te bepalen welke kosten u voor de onderneming maakt en hoeveel. Wij bemoeien ons daar gewoonlijk niet mee. Alleen als uw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kunnen wij ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is.

(bron: www.belastingdienst.nl)

Soms is een uitgave deels zakelijk en deels privé. Dit geldt bijvoorbeeld voor zzp’ers die geen aparte zakelijke telefoon gebruiken.

Voorbeeld:

Je hebt een smartphone met een abonnement. Je gebruikt je mobiel privé maar ook voor je bedrijf. De verhouding privé/zakelijk is 60/40. Je mag dan 40% van de abonnementskosten aftrekken. Je moet dit uiteraard dan wel aan kunnen tonen.

Een overzicht van aftrekbare zakelijke kosten vind je in de tabel kosten voor de onderneming.

3x opletten

In drie gevallen moet je even extra opletten bij het zakelijk opvoeren van kosten. Het gaat hierbij om de kosten voor eten en drinken (1), autokosten (2) en het te maken onderscheid tussen ‘gewone’ kosten en ‘investeringen’ (3).

1. Eten en drinken met een relatie.

Ga je wel eens wat eten of drinken met zakelijke relaties buiten de deur? Of neem je een kopje koffie op het station onderweg naar een zakelijke afspraak? Deze kosten mag je voor 80% opvoeren.  Let alleen wel op: de btw is niet aftrekbaar. Je moet deze dus invoeren als 0% btw in Moneybird. Hoe je deze kosten inboekt, zie je in de volgende video tutorial over het invoeren van horecabonnen. We gaan hier dieper op in in ons aparte artikel over de aftrekbaarheid van eten en drinken.

2. Autokosten

Autokosten zijn alleen aftrekbaar als je je auto zakelijk rijdt. Als dit niet het geval is, kun je geen autogerelateerde bonnen of facturen opvoeren in je boekhouding. De btw daarop is dus ook niet aftrekbaar. Heb je een auto geleend en met een volle tank teruggegeven? De bon voor het tanken kan je niet invoeren in je boekhouding. Wel mag je de afgelegde kilometers à 19 cent opvoeren als kosten.

3. Investeringen

Heb je iets gekocht voor je bedrijf dat meer dan 450€ kostte en gaat het een aantal jaren mee? Dan heb je een ‘investering’ gedaan in je bedrijf. Dit is iets anders dan ‘normale’ bedrijfskosten zoals bijvoorbeeld pennen of printpapier. In plaats van de kosten af te trekken van je omzet, moet je het bedrijfsmiddel ‘afschrijven’. De btw hierop is wel gewoon aftrekbaar zoals bij ‘normale’ kosten. Je moet alleen goed opletten dat je voor dit zogenoemde bedrijfsmiddel een categorie selecteert zodat hij op de balans komt te staan en niet in de resultatenrekening. Je leest alles over investeringen in het artikel Investeren in je onderneming.

We hopen dat je door dit artikel een helder beeld hebt gekregen van de aftrekbaarheid van kosten. Wil je direct weten waar je aan toe bent? Wil je precies weten op welke toeslagen je recht hebt en voor welke fiscale posten je geld voor moet reserveren? Maak dan gebruik van onze online tool genaamd Bereken Je Belasting. We berekenen hiermee precies hoeveel belasting je moet betalen. Hierin nemen we niet alleen de jouw bedrijfskosten en investeringen mee maar ook andere andere aftrekposten zoals de fiets, de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Direct weten waar je aan toe bent? Maak een belafspraak met ons zodat we een inschatting kunnen maken op maat.