Of je nou met het ov reis of met de auto: soms maak je reiskosten voor je onderneming. En zoals alle kosten die je voor je onderneming maakt, kun je ook deze kosten van de belasting aftrekken. Zijn reiskosten als zzp’er dus aftrekbaar? Het korte antwoord is: ‘ja’. In dit blog zie je welke regels hiervoor gelden en hoe je je reiskosten kunt opgeven als je aangifte doet.
OV-kosten of taxi aftrekken
Als je met het openbaar vervoer of de taxi gaat, zijn je reiskosten volledig aftrekbaar. Je moet wel kunnen aantonen dat je het ov of een taxi gebruikt hebt. Download dus een declaratieoverzicht van al je ritten als pdf. Bij je aangifte kun je alle kosten invullen het kopje ‘Overige bedrijfskosten’.
Een declaratieoverzicht van je ritten vind je bij de taxi-aanbieder, of de aanbieder van de pas die jij in het ov gebruikt. Dat kan bijvoorbeeld de NS zijn, maar ook OVpay (als je je bankpas gebruikt) of OV-chipkaart.
Reiskosten privéauto
Heb jij een privéauto die niet op naam van je onderneming staat? Dan mag je 21 cent (in 2023. In 2024 is dit 23 cent) per gereden zakelijke kilometer aftrekken. In een rittenadministratie houd je bij welke ritten je allemaal maakt voor je onderneming.
Ook de btw over het zakelijke gedeelte van onderhoud en reparaties van je privéauto is aftrekbaar. Om het verschil tussen zakelijk- en privégebruik aan te tonen, is het dus ook hiervoor belangrijk een rittenadministratie bij te houden. Zo zie je welk percentage van je ritten zakelijk is, en dus ook welk percentage van onderhoud en reparaties onder zakelijk gebruik vallen. NB: dit geldt alleen als je de auto voor de omzetbelasting op de zaak hebt staan!
Rittenadministratie bijhouden
Voor je rittenadministratie leg je voor elke zakelijke rit het volgende vast:
- de datum
- het adres van vertrek en aankomst
- de reden van de rit
- het totaal aantal kilometers
Rijd je een andere route dan de kortst mogelijke? Noteer dan waarom je dit doet. Bijvoorbeeld omdat je een tussenstop moet maken om materiaal op te halen.
Op internet zijn verschillende tools te vinden waarmee je je zakelijke ritten eenvoudig vastlegt. Vul de kosten van de zakelijke ritten bij je aangifte in onder het kopje ‘Overige bedrijfskosten’.
Auto van de zaak
Het is ook mogelijk een auto op naam van je onderneming te zetten. Je hebt dan een auto van de zaak. Op deze manier zijn alle reiskosten die je maakt aftrekbaar onder ‘Overige bedrijfskosten’. Denk dan aan benzine en verzekering maar ook parkeren en onderhoud. Ook de aanschaf van je auto kun je verspreid over een aantal jaar van de belasting aftrekken. De belastingdienst noemt dit afschrijven.
Gebruik je je auto van de zaak voor meer dan 500 km per jaar privé? Houd dan rekening met de bijtelling. Dit is een percentage van de nieuwwaarde van de auto waarover je inkomstenbelasting moet betalen. Als je je zakelijke auto voor minder dan 500 km per jaar privé gebruikt heb je hier niet mee te maken. Onderzoek of een privéauto of auto van de zaak voor jou het verstandigst is.
Declareren reiskosten bij opdrachtgever
Het bedrag per kilometer dat je voor zakelijk gebruik van je privéauto mag aftrekken bij de belastingdienst staat vast. Maar het staat je vrij met je opdrachtgever andere afspraken te maken. Je kunt bijvoorbeeld met je opdrachtgever afspreken dat die je 50 cent per kilometer betaalt om op een bepaalde locatie te komen. Bedenk wel dat je over het extra inkomen dat je krijgt over deze kilometervergoeding belasting moet betalen. De eerste 21 cent (23 cent in 2024) zijn belastingvrij. Over alles daarboven – in het voorbeeld waarbij je 50 cent per kilometer vraagt dus 39 cent – betaal je inkomstenbelasting.
Nog vragen over reiskosten als zzp’er of andere zaken?
We hopen dat dit blog je meer inzicht heeft gegeven in reiskosten voor zzp’ers. Heb je nog meer vragen over dit onderwerp of ben je op zoek naar een boekhoudkantoor dat jou kan assisteren bij je boekhouding? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen! Als erkend Moneybird Ambassadeur, staan wij van VNBA klaar om je met alle liefde verder te helpen.