Hoe zit het met de btw-aangifte?

Als ondernemer moet je btw afdragen aan de Belastingdienst. Je factureert aan jouw klanten een bedrag inclusief btw en je moet dit later (voor een deel) weer terugbetalen aan de Belastingdienst. Hoe dat allemaal zit, welke verschillende btw-tarieven er zijn en hoe je de btw-aangifte verwerkt in Moneybird lees je in dit artikel.

Wat is omzetbelasting precies?

Omzetbelasting is een ander woord voor btw. De afkorting staat voor ‘belasting over toegevoegde waarde’. Dit is een belasting die alleen ondernemers betalen over hun gemaakte omzet. Je hoeft dit bedrag slechts te betalen als je door de belastingdienst wordt aangemerkt als btw-plichtig. Het btw-tarief hangt af van de diensten/goederen die je verkoopt. De meeste ondernemers doen de btw-aangifte per kwartaal. Hierop zijn echter twee uitzonderingen.

  • Betaal je per kwartaal meer dan 15.000 euro aan btw? Dan betaal je het btw-bedrag maandelijks.
  • Ben je een startende ondernemer/heb je een klein bedrijf en betaal je per jaar minder dan 1.883 euro aan btw? Dan mag je de btw-aangifte ook jaarlijks doen. Je komt dan ook in aanmerking voor de KOR, de kleineondernemersregeling. Dit is een regeling die belastingvoordeel oplevert voor kleine ondernemers.

Welk btw-tarief moet ik hanteren?

Er zijn verschillende btw-tarieven. Het is van cruciaal belang dat je het juiste tarief hanteert. Je hebt het algemene tarief van 21%, het verlaagde tarief van 6% en 0% voor import en export. Daarnaast kan er sprake zijn van verlegging of vrijstelling van btw.

Ons advies is om zelf goed ingelicht te zijn over jouw btw-situatie. Soms hoor je wel eens dat een opdrachtgever heel stellig is over het door jou te hanteren btw-tarief; bijvoorbeeld omdat hij/zij denkt dat het is vrijgesteld of slechts belast met 6%. Hoewel dit niet per se onjuist hoeft te zijn, moet je dit zelf controleren. Het is immers jouw factuur en jouw verantwoordelijkheid.

De tarieven

21% btw
Dit is het algemene en meest gehanteerde btw-tarief en geldt in principe voor alle goederen en diensten.

6% btw
6% is het verlaagde btw-tarief. Het 6%-tarief geldt voor goederen en diensten waarvan de overheid wil dat ze voor iedereen toegankelijk zijn, of waarvan de overheid de aanschaf wil stimuleren. Het geldt onder meer voor etenswaren en sommige diensten. Meer hierover lees je op de site van de Belastingdienst op de pagina’s Goederen met 6% btw en Diensten met 6% btw.

Vrijstelling van btw
Er is een vrijstelling van btw voor een aantal goederen en diensten. Geef je les, werk je in de zorg of ben je journalist? Dan bestaat er een grote kans dat jouw dienst of product vrijgesteld van btw is. Voor de agrarische sector (landbouw, veeteelt, tuinbouw en bosbouw) geldt een speciale btw-regeling.

0% btw
Het 0%-tarief geldt voor goederen en diensten die de ondernemer importeert of exporteert naar landen buiten de Europese Unie. Voor het 0% tarief gelden strenge regels en de uitvoer is enigszins complex. Heb je hiermee te maken? Laat je dan goed adviseren.

De reden achter de 0% is dat de consument in het buitenland de btw over deze goederen en diensten betaalt. Hetzelfde geldt voor goederen en diensten die een ondernemer in Nederland invoert. Daar wordt in het land van herkomst ook geen btw over berekend. De consument in Nederland betaalt de btw (zie hieronder btw verleggen). Meer hierover lees je bij op de site van de Belastingdienst op de pagina’s Goederen met 0% btw en Diensten met 0% btw.

Btw verleggen
Naast bovengenoemde tarieven hoor je ook veel over het verleggen van btw. Dat is geen speciaal tarief maar meer de wijze waarop de btw wordt verwerkt op de factuur en in de boekhouding. In principe is het zo dat je als ondernemer btw in rekening brengt aan de klant en dat jij dit zelf afdraagt aan de Belastingdienst. In een aantal gevallen kan de btw worden ‘verlegd’.

De bekendste voorbeelden zijn:

  1. Zakendoen met een andere ondernemer binnen de EU
  2. Onderaanneming van werk.

Het is niet praktisch als ondernemers binnen de EU naar elkaar btw berekenen. Dat maakt zakendoen onnodig complex want die andere ondernemer wil jouw btw weer aftrekken bij zijn eigen Belastingdienst (bijv. in Frankrijk of Duitsland). Daarom mag je deze ‘verleggen’ zoals dat heet. In Moneybird kies je de btw-code ‘dienst binnen EU’ en je zet het btw-nummer van je klant op de factuur. Dat is cruciaal. Moneybird zal dit btw-nummer controleren in de EU-database van btw-nummers. Klopt het btw-nummer niet? Wees dan alert en ga ik overleg met je klant. Zonder geldig btw-nummer van je klant, is verleggen niet toegestaan. Vermeld ook expliciet op je factuur dat de btw is verlegd.

Bij verlegging bij onderaanneming van werk gaat het ongeveer hetzelfde. Controleer eerst echt goed of verleggen is toegestaan en zorg voor een geldig btw-nummer op de factuur.

Hoe werkt met het afdragen en terugkrijgen van btw?

Als ondernemer moet je vaak diensten of goederen aanschaffen voor je bedrijf. Daarover betaal je zelf ook btw. Die btw mag je verrekenen met de btw die je afdraagt aan de Belastingdienst. Het kopen van zaken die nodig zijn voor je bedrijf verminderen op die manier de btw die je moet betalen.

Voorbeeld: Stel dat je een dienst levert die belast is met 21% btw en je omzet is in een bepaald kwartaal €7000, dan moet je €1470 aan btw afdragen. Tegelijkertijd heb je dat kwartaal ook een aantal goederen en diensten gekocht, waarover je in totaal €500 aan btw hebt betaald. Die 500€ mag je dan aftrekken van het bedrag van de 1470€ btw die je van klanten hebt ontvangen. Op de balans komt het dan uit op 970€ en dat is wat je de Belastingdienst dat kwartaal schuldig bent. Wanneer de btw die je hebt betaald hoger is dan de btw die je hebt ontvangen, krijg je het verschil terug van de Belastingdienst.

Let op: wanneer je als ondernemer bent vrijgesteld van btw, kun je geen btw terugkrijgen.

De btw-aangifte is jouw eigen verantwoordelijkheid

Je moet zelf bijhouden wanneer het tijd is voor de btw-aangifte. Hieronder staan de data die je in de gaten moet houden. Zet ze dus aan het begin van het jaar in je agenda. Het gaat hier om de uiterste inleverdata dus het is raadzaam om dit wat eerder te doen.

1e kwartaal 30 april
2e kwartaal 31 juli
3e kwartaal 31 oktober
4e kwartaal 31 januari

Ook is het belangrijk dat je de btw-aangifte zo correct mogelijk invult. Neem er dus echt even rustig de tijd voor. Achteraf fouten corrigeren kost juist veel extra tijd (zie meer onder foutje gemaakt?). Met het een werkbaar boekhoudprogramma zoals Moneybird zal het niet moeilijk zijn, indien je je administratie op orde hebt.

Tot slot is het belangrijk dat je naast de aangifte ook zelf het initiatief tot betalen moet nemen. Wacht dus niet tot je een acceptgiro krijgt. Wanneer deze in de bus valt, is het eigenlijk al te laat en krijg je een boete voor te laat betalen. Betaal de verschuldigde btw dus direct nadat je de aangifte hebt gedaan.

btw-aangifte
Markeer de einddata van de btw-aangifte in je agenda

Hoe doe ik de btw-aangifte in Moneybird?

In Moneybird krijg je direct een overzicht van wat je aan btw moet betalen wanneer je klikt op ‘rapporten’ en daarna op ‘btw-aangifte’. Let er dan wel op dat je het juiste kwartaal selecteert links bovenaan. (Klik hier voor een video tutorial waarbij we je stap voor stap uitleggen hoe je dit doet). Je ziet nu onderaan precies het bedrag dat je moet betalen. Dit is het verschil tussen de verschuldigde omzetbelasting (btw die jij geïnd hebt) en de voorbelasting (btw die zelf betaald hebt aan producten/diensten). Er kunnen kleine verschillen zitten in bedragen omdat de bedragen kunnen worden afgerond in jouw voordeel.

Met behulp van dit overzicht kun je vervolgens je belastingaangifte invullen en indienen bij de Belastingdienst. Van deze aangifte download je een pdf-bestand. Dit bestand voer je in op Moneybird door op ‘inkomend’ te klikken en vervolgens op ‘toevoegen’. Klik nu op het tabje ‘memoriaal’. Selecteer als datum de laatste dag van de periode. Nu kun je de aangifte helemaal overnemen zoals in het pdf-document. Let goed op: ‘te betalen btw’ zet je bij debet en ‘te vorderen btw’ bij credit. Zo maak je de balans weer op orde. Wanneer het bedrag klopt met het bedrag uit de pdf dan klik je op ‘toevoegen’. Wanneer je de Belastingdienst hebt betaald, kun je deze bankregels boeken onder de categorie ‘betaalde en/of ontvangen btw’. Als je nu weer naar ‘rapporten’ en ‘btw-aangifte’ gaat, zie je waarschijnlijk nog kleine bedragen staan. Dit komt door het afronden. Dit kun je later wegboeken onder ‘afrondingsverschillen’.

Wanneer je erachter komt dat je toch fouten hebt gemaakt in de btw-aangifte, dan is dit op twee manieren op te lossen. Als het gaat om een bedrag van duizend euro of minder dan kun je het verrekenen met de eerstvolgende btw-aangifte. Wanneer het gaat om hogere bedragen, dan kun je gebruikmaken van het formulier suppletie omzetbelasting. Hier kun je aangiftes over een tijdvak of een heel boekjaar corrigeren.

Soms krijg je van de Belastingdienst je eerste btw-aangifte op een paars formulier. Bijvoorbeeld wanneer je midden in een kwartaal bent begonnen. In dat geval moet je het paarse formulier invullen en wachten op de aanslag. In alle andere gevallen moet je zelf actie ondernemen.

Kort door de bocht kunnen we je de volgende tips geven:

  • Informeer jezelf goed over jouw situatie
  • Houd je administratie goed bij
  • Wees op tijd met de aangifte en zet de data in je agenda
  • Betaal de verschuldigde btw direct
  • Controleer alles zorgvuldig op fouten

Zit je in de knoop, begrijp je er niks meer van of heb je advies nodig? Schroom niet om contact met ons op te nemen. Wie bieden verschillende soorten pakketten aan waarbij we je kunnen helpen met de aangifte en boekhouding.

Wil je sowieso graag weten hoeveel geld je moet reserveren voor de belasting? Maak dan gebruik van onze online tool Bereken Je Belasting. Hierin nemen we niet alleen fiscale aftrekposten mee maar ook andere zaken zoals het bijvoorbeeld het aanschaffen van een huis. Ben jij benieuwd naar jouw situatie? Plan dan een belafspraak met ons in zodat we een inschatting kunnen maken op maat.